La Chambre de commerce Québec-Afrique (CHAQUA) est gouvernée par un conseil d’administration de onze (11) membres:

• un président, un vice-président et un secrétaire, élus pour trois ans par l’assemblée des membres;
• huit (8) autres administrateurs, élus par l’assemblée. 

Nombre d’administrateurs

La chambre de commerce est gérée par le conseil, composé de :

• un président, un vice-président et un secrétaire, qui sont tous élus chaque année parmi les membres, par les membres, par voie de résolution ordinaire à l’assemblée annuelle des membres; 
• huit (8) autres administrateurs, qui sont tous élus chaque année parmi les membres, par les membres, par voie de résolution ordinaire à l’assemblée annuelle des membres. 

Il est entendu que le président, le vice-président et le secrétaire sont des administrateurs au sens de la Loi et du présent règlement administratif.

Qualification des administrateurs

Seul un membre peut siéger à titre d’administrateur de la chambre de commerce.

Durée du mandat des administrateurs

Les administrateurs sont élus pour un mandat de trois (3) ans se terminant au plus tard à la clôture de l’assemblée annuelle de l’année suivant celle de leur élection, ou à leur destitution par le conseil, démission ou retrait prévu par ce règlement.

Nombre de mandat des administrateurs

Il n’y a aucune limite quant au nombre de mandats pour lesquels un administrateur peut être élu. 

Cessation automatique du mandat d’un administrateur

Le mandat d’un administrateur cesse automatiquement dans les cas suivants :

• si l’administrateur, ce qui comprend le président, le vice-président ou le secrétaire, démissionne en le signifiant par écrit au secrétaire de la chambre de commerce ou, si l’administrateur démissionnaire est le secrétaire de la chambre de commerce, en le signifiant par écrit au président de la chambre de commerce; 
• si les membres présents à une assemblée décident par voie de résolution ordinaire de démettre l’administrateur de ses fonctions; 
• si l’administrateur décède;
• si l’administrateur a été continuellement absent des réunions du conseil pendant six (6) mois.

Si l’administrateur démis de ses fonctions en vertu du présent règlement administratif est aussi le président, le vice-président ou le secrétaire de la chambre de commerce, le mandat de président, de vice-président ou de secrétaire, selon le cas, de cet administrateur cesse automatiquement lui aussi.

Destitution par le conseil

Le conseil peut suspendre ou destituer un administrateur, ce qui comprend le président, le vice-président ou le secrétaire, de ses fonctions si celui-ci contrevient à l’une ou à l’autre des dispositions du certificat de formation, des règlements administratifs ou des politiques écrites de la chambre de commerce, est négligent dans l’exercice de ses fonctions ou à une conduite susceptible de porter préjudice à la chambre de commerce, selon l’avis entièrement discrétionnaire du conseil. Un administrateur ainsi suspendu ou destitué peut faire appel d’une telle suspension auprès des membres à la prochaine assemblée des membres, qui pourront alors confirmer la décision du conseil ou rétablir cet administrateur dans ses fonctions jusqu’à la fin de son mandat.

Convocation de la réunion du conseil d’administration

Des réunions du conseil peuvent être demandées par le président ou par deux (2) administrateurs en tout temps et sont, le cas échéant, convoquées par le secrétaire.

Lieu de la réunion du conseil

Les réunions du conseil peuvent avoir lieu en tout temps et à tout endroit déterminé par le conseil dans les limites du district.

Présence des membres aux réunions du conseil

Les membres peuvent assister aux réunions du conseil s’ils sont invités par le président du conseil ou par une résolution ordinaire approuvée par les administrateurs présents à la réunion, sans toutefois pouvoir prendre part aux délibérations des réunions.

Participation aux réunions du conseil par des moyens de communication électronique

Si une majorité des administrateurs y consent, un administrateur peut participer à une réunion du conseil ou d’un comité par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux. Un administrateur participant à une réunion par un tel moyen est réputé être présent à la réunion.

Réunions du conseil tenues entièrement par des moyens de communication électronique

Si des administrateurs convoquent une réunion du conseil, ces administrateurs peuvent décider que la réunion se tiendra entièrement par voie de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux lors de la réunion.

Réunions régulières du conseil

Le conseil peut désigner une ou plusieurs journées d’un ou de plusieurs mois pour la tenue de réunions régulières dont le lieu et l’heure seront fixés par la suite. Une copie de toute résolution du conseil fixant le lieu, la date et l’heure des réunions régulières du conseil est envoyée à chaque administrateur immédiatement après son adoption, mais aucun autre avis n’est nécessaire pour une telle réunion.

Quorum aux réunions du conseil

Cinq (5) administrateurs en fonction doivent être présents pour atteindre le quorum lors d’une réunion du conseil. La majorité du quorum ainsi formé peut accomplir tout ce qui entre dans les pouvoirs du conseil.

Présidence des réunions du conseil

Le président ou, en son absence, le vice-président préside toutes les réunions du conseil. Si le président et le vice-président du conseil sont absents, tout autre administrateur choisi par le conseil peut présider la réunion.

Voix des administrateurs aux réunions du conseil

Chaque administrateur dispose d’une (1) voix à toutes les réunions du conseil. À toute réunion du conseil, la décision sur chaque question se prend à la majorité des voix exprimées sur cette question. En cas d’égalité, le président de la réunion dispose d’un deuxième vote, dit prépondérant.